Процесс подготовки к проведению конструктивных переговоров.

Анализ интересов, разработка альтернатив.

К переговорам необходимо готовиться заранее. Потому что это дает возможность, во-первых, подготовить необходимые аргументы для отстаивания своих интересов заранее, а не делать это экспромтом в ходе диалога; во-вторых, предвидеть возражения другой стороны и в спокойной обстановке подготовиться к ответу на них; в-третьих, быть уверенным в своей правоте.

Тщательная подготовка к переговорам - это основополагающий фактор их успеха. Если необходимость вести переговоры застала партнеров врасплох, если приходится импровизировать на ходу, если нет времени для обдумывания неожиданно предъявленных предложений, если нет возможности просчитать все возможные варианты решения проблемы, то, что же может тогда гарантировать пусть не успех даже, но хотя бы уверенность в том, что сделано все для его достижения. А ведь участники переговоров - обычные люди, которые по-разному ведут себя в стрессогенных или экстремальных ситуациях, в ходе которых возникает необходимость принятия экстренных решений. Если согласиться с тем, что успех всякого дела зависит прежде всего от досконального знания этого дела, то отсутствие должной подготовки к переговорам ограничивает (если подчас не лишает) их участников в самом важном - в знании этого дела, в их информированности.

Все это означает, что любые переговоры должны быть скрупулезно спланированы, подготовлены. Что значит спланировать и подготовить переговоры? Спланировать переговоры - это значит составить перечень предполагаемых мероприятий, осуществление которых должно обеспечить успех переговорного процесса.

Приведем версию примерного плана подготовки, предлагаемую Мокшанцевым Р.И. в работе «Природа переговоров»:

1. Наметить цель переговорного процесса.

2. Определить задачи, решение которых позволит достичь эту цель или максимально приблизиться к ней.

3. В организационной части переговорного процесса (можно выделить в отдельный план) особое внимание обратить на:

- сроки проведения переговоров;

- место проведения переговоров;

- подготовку места к проведению переговоров;

- обеспечение физической и информационной безопасности переговорного процесса;

- состав собственной делегации;

- финансовое обеспечение переговорного процесса;

- материальное обеспечение участников переговорного процесса организационной техникой (канцелярские принадлежности, средства визуализации и аудиализации переговоров, адресная и персональная документация, транспорт и связь);

- встречу и размещение партнерской делегации, если переговоры будут проходить на своей территории;

- культурно-досуговую программу для членов партнерской делегации;

- корпоративные подарки и сувениры;

- прощальный банкет;

- проводы партнерской делегации.

4. Четко определить границы собственных интересов (коренных, глубинных - первый их уровень, и иных - второй, третий и далее уровни).

5. Четко сформулировать пределы интересов партнеров по переговорам (коренных, глубинных - первый уровень, и иных - второй, третий и далее уровни).

6. Информационная подготовка к переговорам.

7. Определить предполагаемую потребность в экспертном и консультационном обеспечении: экономическом, политическом, правовом, психологическом.

8. Наметить общую стратегию переговорного процесса.

9. Определить ситуационно обусловленные тактические приемы ведения переговоров.

10. Выявить возможные варианты для предполагаемого решения обсуждаемой проблемы.

11. Найти наилучшую альтернативу для возможного срыва переговоров.

12. Обдумать характер, способ и средства информационного освещения хода переговоров и их результата.

Информационная подготовка предполагает получение знаний обо всем том, что касается будущих переговоров. В этом плане важное значение имеют три задачи: изучение предмета переговоров, сбор информации о партнере (партнерах) по переговорам, а также о внешней среде, в которой будут проходить переговоры.

Изучение предмета переговоров требует серьезной, тщательно спланированной и систематизированной работы по сбору информации и формированию банка данных по изучаемой проблеме. Где искать такие данные? В зависимости от характера исследуемой проблемы источники информации для банка данных могут быть разными.

- Легальные источники информации. Это все опубликованные материалы по данному вопросу, найти которые можно в газетах, журналах, книгах, рекламе, в сети Internet. К ним относятся и неопубликованные сведения, которые можно почерпнуть из архивных документов, из разговоров с информированными субъектами, из общения с партнером по переговорам.

- Полулегальные источники. Носителями такой информации могут быть работники близких структур. Получение этой информации связано с ее оплатой и сохранением источника в тайне. Передача самой информации незаконна.

- Конфиденциальные источники. Это носители информации, обладающие ею по долгу службы. Получение ее связано или не связано с оплатой, но имя источника сохраняется в тайне. Передача этой информации относительно законна.

- Нелегальный путь добывания информации. Это тайное похищение документов из мест их хранения или дублирование их там же.

Сбор информации о партнере намного более сложная задача по сравнению со сбором информации о предмете переговоров. Понятно, что необходима не вся информация об этом человеке, а та, которая будет полезна в ходе переговоров. Другой вопрос, как определить, какая именно информация о партнере по переговорам будет необходима, а это достаточно сложно и далеко не однозначно.

Следует отметить, что основная нагрузка по сбору необходимой информации о партнере ложится на другого участника переговоров в периоды предварительных контактов, а также уже в ходе начавшихся переговоров. Здесь существует ряд универсальных правил. К их числу относятся такие, как умение грамотно задавать вопросы, умение внимательно слушать ответы и наблюдать за особенностями невербального поведения партнера.

В случаях, когда информация труднодоступна и явно недостаточна, может быть применен метод псевдопереговоров. Он означает, что доверенным лицам предлагают начать "переговоры", которые на самом деле таковыми не являются. При их проведении отрабатывают наиболее важные аспекты будущих настоящих переговоров, выясняют подробную информацию о партнере и его поведении по широкому кругу вопросов предстоящих переговоров, но в конечном итоге блеф-переговоры "срываются".

Под внешней средой, изучение которой необходимо в порядке подготовки к переговорам, понимается: политическая обстановка в странах, гражданами которых являются участники переговорного процесса; ситуация на рынке; законы и положения, регламентирующие тот или иной вид деятельности; налоговое и таможенное законодательство и т. п. Обычно такую информацию готовят консультанты и эксперты.

Особое значение имеет информация о фирме партнера по переговорам. Источники те же, что были названы ранее, плюс возможности, связанные с посещением самой фирмы, которое можно организовать как лично, так и через подставных лиц.

Из изложенного выше может создаться впечатление, что подготовка к переговорам, особенно в части сбора и обработки информации, представляет собой своего рода разведывательную деятельность. В сущности, так оно и есть. И именно так к этому следует относиться. И вести эту работу необходимо, скрупулезно соблюдая законы своей страны и страны партнера по переговорам, если он иностранец.

Планирование стратегии и тактики, формулировка целей.

Цель - это то, что участники переговоров действительно хотят добиться или получить. Различают цели конкретные и неконкретные, конечные и промежуточные. Все промежуточные цели устанавливаются с учетом цели конечной.

- Конкретная цель. Первый шаг при подготовке переговоров -сформулировать их цель. Американские психологи не без юмора комментируют этот тезис так: "Если я не знаю свою станцию назначения, то как я узнаю, что я на нее прибыл". Или: "Если ты не знаешь, куда идешь, то можешь оказаться совсем в другом месте". Есть варианты этой метафоры, но смысл понятен: нет цели - любой ветер не будет попутным. Правда, здесь необходима оговорка: эта цель должна быть наилучшей из всех других возможных.

Житейская практика каждого человека свидетельствует о том, что далеко не всегда цель ясна и понятна с самого начала, что порой возникают сомнения и колебания в правильности принятых решений.

Развернутый список поставленных целей дает возможность субъекту переговоров иметь более или менее полную ясность в отношении того, что именно и в какой форме он собирается получить.

Богатая история переговоров выработала алгоритм, в соответствии с которым шанс правильно сформулировать цель переговорного процесса возрастает. Вот он: знать, что именно участник переговоров хочет получить; представить себе это желаемое в более широком аспекте; знать, что заставляет его стремиться к этой цели; убедиться, что она позитивна; максимально конкретизировать ее; цель должна быть реалистичной. Если представить себе такую маловероятную ситуацию, при которой одна из сторон ничего хорошего от переговоров не ждет, то любой жест со стороны партнера она расценит как величайшее благо, которое, кстати говоря, вовсе таковым может и не быть. Представить свою цель в более широком аспекте - это значит иметь четкие ответы на вопросы: "Что может случиться, если ре-зультат будет иным?" и "Желаемый результат - это единственный способ достижения цели или есть и другие?".

Сформулированную цель необходимо рассмотреть и с таких точек зрения, как: какова она в идеале, и в реальности, и в самом худшем случае.

- Идеальная цель. Получить ответ на вопрос "Какова цель в идеале" не сложно. Применительно к переговорам это, как правило, стартовая позиция, о которой участник переговоров заявляет с самого начала. Это вряд ли достижимо, так как у партнера есть свои интересы и требования. Идеальная цель - это "журавль в небе".

- Реальная цель. Это то, на что удается (скорее всего) рассчитывать с учетом диалога с партнером. Это - "синица в руках".

- В наихудшем варианте цель. Это то самое дно, ни на которое, ни ниже которого опускаться нельзя. Наихудший вариант прогнозировать необходимо всегда, при любых обстоятельствах.

Получить знание того, что заставляет участника переговоров - стремиться к своей цели - значит получить представление о своих истинных мотивах и намерениях.

- Позитивная цель. Стереотипное мышление оперирует негативными установками: люди зачастую хорошо знают, чего они не хотят, в то время, как им необходимо знание того, чего они хотят. Поэтому, если все-таки цель формулируется через негативный тезис, его следует трансформировать в позитивный: "Этого я не хочу, тогда чего же я хочу".

Цели не должны быть настолько абстрактными, чтобы нельзя было определить, достигнуты они уже или нет. Максимальная конкретизация целей - одно из условий их достижения.

Цель должна быть реалистичной, то есть достижимой. Важно иметь в виду, что человек вряд ли достигнет чего-то большего по сравнению с теми целями, которые он сам для себя устанавливает. При этом следует учитывать, что нереалистичные цели могут быть адекватными и неадекватными. Адекватные нереалистичные цели можно свести к реалистичным за счет понижения планки требований, то есть за счет снижения уровня запросов. Неадекватные нереалистичные цели к реалистичным принципиально нельзя свести. Актуально и то соображение, что анализ целей необходимо де-лать не только своих собственных, но и целей партнера по перего-ворам. Часто в процессе переговоров от партнера с нетерпением ждут разъяснений своих требований и аргументов. Рассматривая позицию другой стороны, нужно уметь распознавать движущие мотивы ее поведения. Помочь стороне увидеть ее цели и интересы в более широком аспекте - существенный фактор успеха переговоров.

Если в переговорах участвует команда (делегация), то выбор цели - коллективный процесс. Самые первые переговоры тогда следует провести с членами команды - это позволит убедиться в том, что цели выбраны правильно и все члены команды понимают их правильно. В этом случае все участники переговоров смогут считать эти цели своими собственными.

Практика показывает, что довольно редко случаются такие переговоры, в которых их участники достигают всех своих целей. Именно поэтому необходимо знать, какая из множества целей представляет наибольшую важность. Следовательно, необходимо определять приоритеты целей. Это особенно важно в тех случаях, когда в ходе переговоров придется чем-то жертвовать, когда придется идти на взаимные уступки. Для каждых предстоящих переговоров необходимо устанавливать ближайшие цели с учетом целей долгосрочных, перспективных.

Установление пределов возможностей участников переговоров - одна из наиболее важных и трудных задач переговорного процесса. Перед началом любых переговоров необходимо определить пределы допустимых и недопустимых возможностей сторон. Установление их позволяет экономить время, силы и средства, поскольку обеспечивает свободу маневрирования в границах собственных возможностей. Кроме того, установление таких пределов позволяет участнику переговоров действовать осмотрительно, решительно и уверенно.

Установить пределы возможностей сторон - это значит определить цену тех шагов навстречу партнеру по переговорам, которая для данной стороны уже неприемлема, ту максимальную жертву, которую другой участник готов принести для достижения своей цели и ту точку, при достижении которой вторая сторона прекращает вести эти переговоры и будет добиваться своей цели каким-либо иным образом. Когда этот предел установлен, легче сопротивляться нажиму и соблазнам момента.

Способность устанавливать пределы возможностей сторон непосредственно связана со степенью информированности участников переговоров.

В процессе деловых переговоров нередко возникает ощущение, что устанавливать какие-то свои пределы вовсе не обязательно, поскольку существующая ситуация уже сама по себе определяет некоторые границы, в которых будет вестись обсуждение. У людей, как правило, всегда имеется некоторое представление, например, о стоимости различных товаров и услуг. И они предполагают, что обсуждение не выйдет за рамки приемлемого для них диапазона. Однако это заблуждение. Даже деловые переговоры могут выходить за естественные рамки и сбиваться на ложный путь. Особенно часто такая ситуация возникает в периоды экономических спадов.

Установление пределов - чисто психологическая проблема. Многие люди не обладают необходимой твердостью, уверенностью в своих действиях, высокой самооценкой, способностью в нужном месте и в нужное время сказать "нет". Вот почему они заключают порой невыгодные для себя сделки, и тогда переговоры могут породить массу негативных эмоций. Это происходит в силу того, что одна из сторон будет чувствовать себя обманутой, жертвой сложившихся обстоятельств в ходе переговоров.

Технику установления пределов возможностей сторон на переговорах можно представить в следующем виде: помнить, что всегда есть другие варианты (они действительно всегда есть); выяснить, какие и сколько вариантов есть; обдумать, что может быть при том или ином варианте. Это означает, что участник переговоров точно знает, что он будет делать в ситуации "а иначе...".

Установление пределов возможностей для себя и партнеров означает и автоматическое определение своей точки сопротивления. Она располагается достаточно близко к установленным пределам, но при этом оставляет достаточное пространство, в котором участник может действовать, не пересекая своих пределов. Когда точка сопротивления достигнута, необходимо проинформировать оппонента по переговорам о том, что обсуждение подошло достаточно близко к тем пределам, которые для себя установил один из партнеров. Это и будет служить сигналом о том, что очень скоро переговоры вообще могут прекратиться.

Полезно иметь в виду, что сразу после начала переговоров заявлять о своих возможностях неразумно. Это - нарушение одного из фундаментальных правил ведения переговоров, которое гласит: "Ни при каких обстоятельствах не следует загонять самого себя в угол".

Полезно, тем не менее, пересматривать свои пределы, критически смотреть на них с учетом позиции оппонента по переговорам. Полезно также помнить и о том, что иногда самая лучшая сделка -это отказ от нее.

Тот предел (верхний для стороны-покупателя и нижний для стороны-продавца), который делает невозможным заключение сделки, называется точкой отказа.

Установление пределов возможностей сторон имеет не только позитивные последствия, но и негативные. Коротко суть последних сводится к следующему. Они понижают степень восприятия партнера. В самом деле, решив заранее, что никакие доводы и аргументы одной стороны не заставят другую поднять или снизить предел, последняя тем самым лишает себя возможности внимательно отнестись к аргументам сильной стороны. Негативные последствия установления пределов возможностей заключаются и в том, что они подавляют творческую активность партнеров. Иначе говоря, они снижают стимул к поиску такого варианта, который мог бы сочетать различные интересы сторон во взаимовыгодном решении. Предел почти всегда бывает слишком жестким, к тому же раз и навсегда установленный для себя предел в дальнейшем трудно изменить любой стороне.

Обобщая сказанное, следует отметить, во-первых, установление предела возможностей сторон может защитить участников переговоров от принятия невыгодного соглашения; во-вторых, одновременно это может помешать творческому воображению партнеров и как следствие этого - принятию разумного решения.

Переговоры практически всегда являются предприятием с определенной долей риска. И хотя успешное планирование не всегда является гарантом от риска, однако успех даже самых рискованных предприятий всегда базируется на планировании. Говоря словами давно забытого мудреца: "Те, кто провалились в плане, планируют провалиться".

Одним из вопросов, который встает при подготовке к переговорам, является вопрос о том, как ее лучше провести, какие подходы и способы возможны. Речь здесь идет уже о содержательной подготовке, оценке возможных выгод и потерь, выработке, пока предварительной, наилучших ходов. Какие же это наилучшие? Как их выявить?

Международная переговорная практика дала богатый опыт этому этапу подготовки к переговорам. Они сводятся к следующим приемам и методам: составление балансных листов по методу Р. Фишера, составление балансных листов по методу Дж. Аткинсона, метод "мозгового штурма", проведение деловых совещаний, разработка метаплана, организация деловых и ролевых игр.

Все указанные методы используются как на этапе подготовки, так и в ходе переговорного процесса при выработке альтернативы.

Если предстоят переговоры на международном уровне, то требуется дополнительная подготовка. Прежде всего надо выделить две различных ситуации предстоящих переговоров: переговоры с партнером-иностранцем могут проходить на своей территории и переговоры могут проходить на территории партнера-иностранца.

Эти ситуации безусловно отличаются повышенной степенью сложности подготовки и ведения переговоров.

Наибольшая нагрузка как обычно падает на ситуацию, когда переговоры проходят на территории партнера-иностранца. Но она же и в наибольшей степени ведет к успеху этих переговоров. Следует заметить, что к переговорам с партнером-иностранцем, которые будут проходить на его территории, надо готовиться так, словно они будут проходить на своей территории.

Что собой представляет дополнительная подготовка к переговорам с иностранцем? Прежде всего она связана с необходимостью собрать информацию о культурных обычаях, законодательстве и деловой практике той страны, с представителем которой намечаются переговоры. Подспорьем тому может послужить предварительная туристическая или по приглашению поездка. Уважение чужой культуры и действительное понимание ее корней повышают шансы на эффективное ведение переговоров с представителями этой культуры.

Для ведения переговоров с иностранцами желательно заранее познакомиться с историей, географией, религиями их страны.

Где добыть такую информацию? Как представляется автору, ее можно получить из следующих источников. В беседах с друзьями и сослуживцами, которые имели опыт общения с представителями этой страны. Из образовательных видео- и кинофильмов об этой стране. В данном вопросе несомненно поможет компьютерная сеть Internet и культурные центры, финансируемые правительствами зарубежных стран. Можно воспользоваться беседой с эмигрантами из этих стран. Некоторые сведения можно получить, посетив рестораны и кафе, работающие в национальном стиле соответствующей страны, и побеседовать с их владельцами, обслуживающим персоналом и посетителями - представителями данной страны. Можно встретиться с чиновниками администрации или муниципалитетов, которые отвечают за соблюдение международного протокола. Интерес представляют и специалисты - сотрудники совместных с данной страной предприятий, как с той, так и с другой стороны. Источником информации могут быть и работники туристических фирм, обслуживающих туристические потоки в эти страны; полезно пообщаться и с переводчиками, знающими язык данной страны. Практика переговорного процесса свидетельствует, что необходимой может быть и информация о том, какое влияние на переговоры оказывают государственные органы данной страны.

Но самую большую сложность представляет поиск информации о партнере-иностранце по переговорам как о человеке. Источники ее крайне ограничены. Прежде всего надо выяснить, бывал ли он раньше в стране, где намечено проведение переговоров. Принимающей стороне крупно повезет, если такой визит, а еще лучше, несколько визитов, имели место. Тогда гораздо легче ответить на такие вопросы: где, когда, в какой организации или фирме побывал ее будущий партнер, с кем вел переговоры, где проживал, где питался, кто был у него переводчик и т. д. Все это чрезвычайно ценно при подготовке к предстоящим переговорам.

В ходе сбора информации для будущих переговоров важно избежать довольно распространенной ошибки, когда сведения получают не о той конкретно стране, с представителями которой будут вестись переговоры, а о регионе, в который входит эта страна. Например, не о Китае, Корее или Японии, а об Азии. Это серьезная ошибка. При наличии общего различия между ними огромны.

В организационном плане подготовка к переговорам с партнером-иностранцем предполагает заблаговременное решение вопроса о переводчиках, помня о том, что есть два вида перевода - синхронный и последовательный. Первый дороже, но он того стоит. Самое большое его преимущество состоит в том, что он позволяет соотносить произносимый текст с невербальными коммуникациями говорящего. При этом не следует нанимать общего переводчика для обеих сторон. До начала переговоров надо выделить достаточное время, чтобы ввести переводчика в курс дела, проверить его профессиональные качества, его возможность излагать свои мысли просто и кратко, избегая жаргона и сленга, попросить его говорить ровным, спокойным голосом с более длинными паузами, чем при обычном разговоре.

Одной из особенностей целей и ведения международных переговоров является разработка совместных проектов в тех или иных областях политического, экономического, военного или культурного сотрудничества участников переговорного процесса.

Существуют общепризнанные принципы разработки международных проектов. К их числу можно отнести следующие: долговременная, стратегическая направленность проектов; принятие последовательного плана приближения к взаимоприемлемому соглашению на основе последовательных взаимных уступок; создание правовых механизмов экономической ответственности за потенциально ущербную деятельность; право вместо олигархии. Принцип права - это принятие решений в строгом соответствии с демократически принятыми и заранее известными всем сторонам законами. Принцип олигархии - это принятие решений сильнейшими участниками переговорного процесса, то есть олигархией как таковой. Принципы демократии и права (в национальных рамках) соблюдаются и в двусторонних отношениях: двусторонние или многосторонние договоры должны соответствовать национальному и международному законодательству; должное место в договорах должны занять принципы презумпции невиновности и защиты прав слабейших; особо следует оговорить участие в принятии решений всех заинтересованных сторон, открытость и доступность информации, возможность социальной защиты.

Степень готовности той или иной стороны к участию в переговорах определяется способностью дать более или менее адекватные ответы на следующие вопросы. Насколько честно сторона готова вести переговоры? Есть ли у нее желание разрешить проблему? Имеет ли она представление о всех проблемах предстоящих переговоров? Знает ли она о нуждах и опасениях другой стороны? Каким видится справедливое решение проблемы? Какое количество вариантов решения проблемы выявлено до начала переговоров? Готова ли она вести переговоры на равных?